Σε αυτή την εξ’ αποστάσεως εποχή οι Δήμοι έχουν ανάγκη από μία 24ωρη υπηρεσία όπου θα μπορούν οι πολίτες, καθημερινά, να ενημερώνονται αλλά και να ενημερώνουν για τυχόν προβλήματα που χρειάζεται να επιλυθούν, χωρίς την ανάγκη της φυσικής τους παρουσίας στις υπηρεσίες του Δήμου.

Είναι διαπιστωμένο πως τα περισσότερα αιτήματα των πολιτών, γίνονται μέσω τηλεφώνου, παρά την ύπαρξη αντίστοιχων εφαρμογών διαδικτύου. Λαμβάνοντας υπ’ όψη τις δυσκολίες που αντιμετωπίζουν στη χρήση τέτοιων εφαρμογών τεχνολογικά αναλφάβητα άτομα, ηλικιωμένοι και άτομα με προβλήματα όρασης -λόγω ελλιπούς προσβασιμότητας- κρίνεται σκόπιμη η χρήση αυτοματοποιημένου συστήματος για τη διαχείριση αιτημάτων των πολιτών ώστε να μην αποκλείεται κανείς από την πρόσβαση σε υπηρεσίες των ΟΤΑ. Με αυτόν τον τρόπο η ανταπόκριση του Δήμου δεν είναι απαραίτητο να ακολουθείτο ωράριο των υπαλλήλων του, μειώνονται οι φυσικές υπηρεσίες αλλά και αποδεικνύει έναν ενεργό Δήμο έτοιμο να ανταποκριθεί.

Το ψηφιακό περιβάλλον ασφαλείας, στο οποίο αναπτύσσουμε την παρούσα ηλεκτρονική μας υπηρεσία, είναι συμβατό με την εθνική νομοθεσία και την ενσωμάτωση της σχετικής Ευρωπαϊκής οδηγίας για την εφαρμογή του GDPR. Παράλληλα, η υπηρεσία ενισχύει το οικολογικό-περιβαλλοντικό προφίλ του Δήμου καθώς επιφέρει τη εξάλειψη των εντύπων.

Από τα ανωτέρω συνάγει ότι η υπηρεσία είναι απόλυτα συμβατή με την τηλεργασία αλλά και τις ανάγκες της νέας εποχής όπως τις έχει διαμορφώσει η πανδημία του κορωνοϊού.

Υπηρεσία

Προμηθεύουμε τον Δήμο με εξειδικευμένο λογισμικό για την αυτοματοποιημένη διαχείριση των προβλημάτων της καθημερινότητας των δημοτών. Έτσι δημιουργείται ένα σύγχρονο, ευέλικτο κανάλι επικοινωνίας που δεν αφήνει κανέναν πίσω. Το λογισμικό λειτουργεί μέσω τηλεφωνικής γραμμής που προσφέρει στον δημότη διάφορες φωνητικές υπηρεσίες.

Συγκεκριμένα:

  1. Υπηρεσία φωνητικής καταγραφής αιτημάτων. Ο πολίτης καλεί και -μέσω φωνητικής καθοδήγησης- εκφωνεί το αίτημά του το οποίο μετατρέπεται αυτόματα σε κείμενο, καταχωρείται και ανατίθεται, μέσω email, στο αρμόδιο άτομο. Ο πολίτης λαμβάνει αριθμό πρωτοκόλλου και η κλήση ηχογραφείται για λόγους ασφαλείας.
  2. Έλεγχος πορείας πρότερου αιτήματος. Το σύστημα, κάθε φορά που θα το ζητά ο πολίτης, θα τον ενημερώνει για:
    • Τον αριθμό του αιτήματος
    • Την τρέχουσα κατάσταση
    • Την ημερομηνία τελευταίας μεταβολής κατάστασης
    • Τον αρμόδιο υπάλληλο που το διαχειρίζεται
  3. Υπηρεσία εκτροπής στο τηλέφωνο αρμόδιου υπαλλήλου.
  4. Σύστημα εκφώνησης αναγγελιών Δήμου. Το σύστημα έχει την δυνατότητα, να διαβάζει επιλεγμένα: ανακοινώσεις, τελευταία άρθρα της ιστοσελίδας του ΟΤΑ, τίτλους κ.λπ. σε χρήστες που δεν μπορούν να πλοηγηθούν στο site (είτε λόγω μειωμένης όρασης, είτε λόγο τεχνολογικού αναλφαβητισμού). Οι αναγγελίες θα καταχωρούνται με κείμενο στο σύστημα από τους χρήστες και θα ορίζεται η χρονική διάρκεια που θα εκφωνούνται στους δημότες.
  5. Συμμετοχή δημοτών σε τοπικά δημοψηφίσματα.
  6. Διασύνδεση με ήδη υπάρχον app, site και social media του Δήμου.

Το λογισμικό προσφέρει στους υπαλλήλους τις εξής επιλογές:

  • Να κάνουν είσοδο με όνομα χρήστη και κωδικό όπου θα διαχωρίζεται το επίπεδο πρόσβασης. Οι Προϊστάμενοι θα μπορούν να δουν όλα τα καταχωρημένα αιτήματα της υπηρεσίας, ενώ οι εξουσιοδοτημένοι υπάλληλοι μόνο τα αιτήματα που τους έχουν ανατεθεί.
  • Να κάνουν αναζήτηση αιτημάτων με διάφορες παραμέτρους
  • Να ελέγχουν την κατάσταση ενός αιτήματος, τη ροή, το ιστορικό, τις λεπτομέρειες και ποιος το έχει αναλάβει
  • Να αναθέτουν ένα αίτημα σε κάποιον υπάλληλο
  • Να αλλάζουν την κατάσταση ενός αιτήματος
  • Να επισυνάπτουν αρχεία που αφορούν στο αίτημα


Προδιαγραφές

  1. Απαραίτητη προϋπόθεση για την εγκατάσταση ενός τέτοιου συστήματος και για την τήρηση των κανόνων του GDPR είναι όλα τα στοιχεία να μην αποθηκεύονται τοπικά παρά μόνο σε κεντρικό server στον οποίο θα έχουν πρόσβαση εξουσιοδοτημένα άτομα.
  2. Ο εξοπλισμός που διαχειρίζεται τις κλήσεις πρέπει να έχει απρόσκοπτη πρόσβαση στο internet. Καλό θα ήταν η πρόσβαση στο internet να γίνεται με χρήση γραμμής που δεν επιβαρύνεται από τους χρήστες. Σε άλλη περίπτωση, για 10 ταυτόχρονες εισερχόμενες κλήσεις, θα πρέπει να υπάρχει διαθέσιμο bandwidth 8 download και 2 upload.
  3. Οι ηλεκτρονικοί υπολογιστές που θα εγκατασταθούν οι εφαρμογές των χρηστών, θα πρέπει να διαθέτουν λειτουργικό σύστημα Windows 7 ή νεότερο, με 2GB Ram και δεσμεύει 250MB του ελεύθερου χώρου του σκληρού δίσκου.

Τι παρέχουμε;

▶ Εγκατάσταση, εκπαίδευση των εξουσιοδοτημένων χρηστών και υποστήριξη για 1 έτος. Στη λήξη του έτους, θα προταθεί από πλευράς μας συμβόλαιο συντήρησης, ετήσιο έκαστη φορά.

▶ Focus group ΑμεΑ που θα πραγματοποιεί διαδοχικούς ελέγχους προσβασιμότητας των χρηστών – πολιτών σε όλη τη λειτουργία του συστήματος

▶ Εφάπαξ εγκατάσταση πρωτογενούς μορφής φωνητικής ανάγνωσης ανακοινώσεων στους χρήστες του συστήματος

Συνεργάτες Φορείς υλοποίησης

Α.Μ.Κ.Ε. – «Με Άλλα Μάτια»

Παροχή υπηρεσιών κοινωνικής μέριμνας και συμβουλευτικής υποστήριξης σε ευπαθείς κοινωνικές ομάδες και στις οικογένειες αυτών, την προώθηση της κοινωνικής αλληλέγγυας οικονομίας καθώς και την υλοποίηση εκπαιδευτικών, ψυχαγωγικών και διαπολιτισμικών προγραμμάτων.

 

info@meallamatia.services

www.meallamatia.gr

meallamatia.services

+ 30 210 2627385

Επικοινωνία μαζί μαςΖητήστε πληροφορίες για τα προγράμματα!

All fields marked (*) are required.
Back to top